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RAPPORT DU PROGRAMME DE PRODUCTION ET DISTRIBUTION pour l’année 2005

Par Pharmacien KATSUNGA KASINZIRO

 

7.1.            INTRODUCTION

 

Nous louons le Seigneur  pour sa protection envers nous et le courage qu’il donne pour continuer à travailler pour son œuvre malgré les multiples difficultés auxquelles nous sommes confrontées.

La paix et  la réunification du pays  se consolident chaque jour  et le spectre d’une nouvelle   guerre civile généralisée s’éloigne de plus à plus.

Ces faits encourageants nous permettent d’espérer à un avenir florissant pour notre institution.

 

7.2.            CONTEXTE

 

Depuis les événements tragiques du mois de septembre 2002, le CME  fonctionne  sur quatre pools à savoir Bunia, Nyankunde,  Beni, Oïcha et Aru.

A Beni, la structure d’un plan à moyen terme mise en place à Beni pour empêcher la dispersion   du personnel qualifié est fonctionnelle depuis  le début de  mars 2003 : sa capacité est passée  de 58 lits à 82 lits actuellement. Le service ambulatoire a une fréquentation de 40 à 80 consultations par jour. La Pharmacie  est opérationnelle par la dispense des médicaments importés et produits localement.

La ville de Beni a un Hôpital (Hôpital Général de Référence –structure étatique), 28 Centres de Santé et  10 Postes de Santé.

Aucune de ces institutions  ne  possède une unité de  production de médicaments et il en est de même pour  les villes (agglomérations) environnantes comme Butembo, Mangina , Lubero, etc. 

La Province du Nord-Kivu (bis) dispose de 10 Hôpitaux Généraux de Référence, 14 Hôpitaux, 24 Centres de Santé de Référence, 188 Centres de Santé et 278 Postes de Santé ; représentant en tout une capacité de 5500 lits. Ces institutions sont des clients potentiels pour notre production locale et seront contactées à cet effet.

 

Nous rappelons aussi la position stratégique de Beni pour desservir plusieurs localités du Nord-Est du Congo à savoir Butembo, Lubero, Kirumba, Goma, Bukavu, Mangina, Isiro, Buta, Bunia, Mungwalu, Kisangani, Aru,…

 

            Ce dernier trimestre de l’année 2005 est caractérisé par une accalmie qui se

consolide au jour le jour et qui semble irréversible ; ce qui nous permet de consacrer toute notre énergie à l’accomplissement de notre tâche.

 

7.3.          ORGANISATION

 

7.3.1.  Le personnel

 

7.3.1.1.      Production

 

Actuellement  8 personnes sont affectées à la  production

v    Un Pharmacien responsable de la production ;

v    Un Pharmacien responsable du contrôle de la qualité ;

v    Un Assistant en Pharmacie ;

v    Un Superviseur de la production ;

v    Un technicien de maintenance ;

v    Deux aides

 

7.3.1.2.      Distribution

 

La  distribution utilise 7 personnes :

Quatre agents à Beni :

v      Un Assistant en pharmacie ;

v      Une infirmière pour la dispensation ;

v      Un facturier ;

v       Un agent chargé du dépouillement des étiquettes ;

 

Huit agents dans le programme Medair à Bunia

v      2 Assistants en pharmacie ;

v      1 agent chargé  des rapports et des finances ;

v      1 agent chargé des fiches de stock ;

v      2 agents chargés de servir les réquisitions ;

v      1 agent chargé de l’expédition des colis ;

v      1 sentinelle

 

N.B : Trois agents sont pris en charge par Medair

 

7.3.1.3.      Les locaux 

 

Vu que le CME ne dispose  pas de bâtiments propres à Beni, nous prenons en location une  maison d’environ 200m2.

Ce bâtiment sert comme bureau administratif (Direction du CME et IEM) unité de production.

Les locaux ont été aménagés afin de créer les conditions minimales requises pour  une activité de production.

 

7.4.            REALISATIONS

 

7.4.1.      Production

 

Après la destruction de Nyankunde, notre personnel qualifié  était  en passe de nous quitter  si nous ne pouvions  pas lui offrir du travail à temps plein. Au vu de ce qui précède, nous n’avions d’autre choix que de mettre sur pieds un service de production dont les activités ont été financées par le soutien de ICCO, SEL et DIFAEM aux activités du CME.

 

La  valeur de notre production locale pour l’année 2005 est de 31920,62$ pour une consommation de matières brutes de 7460,78$ et  d’environ 2517,90$ pour les emballages.

Le rapport  détaillé de la production est en annexe.

 

7.4.2.      Distribution

 

7.4.2.1.Approvisionnement de la clinique

 

Les approvisionnements ont été faits auprès des fournisseurs ci-dessous :

 

Fournisseurs

Fréquence

1

2

3

4

5

JMS / Kampala

MEDS / Nairobi

Asrames

Production C.M.E.

Pharmacies locales

2

2

5

plusieurs fois

plusieurs fois

 

La valeur  totale des approvisionnements s’élève à 94591,73$ répartis comme suit :

 

Articles

Montant en US $

1

2

3

4

Médicaments et matériels de soins

Production locale

Matières brutes

Equipements

52 349.37

31 920.62

8 831.19

1 491.17

 

Les ventes totales s’élèvent à 98491,44$ reparties comme suit :

 

Articles

Montant en US $

1

2

3

4

Médicaments et matériels de soins

Production locale

Matières brutes

Equipements

55 279.64

27 758.07

13 745.97

1 707.76

 


Réquisitions reçues et factures émises

 

Description

Fréquence

1

2

Réquisitions reçues

Factures émises

698

890

 

Répartition des factures émises

 

Articles

Fréquence

1

2

3

4

Matériels et médicaments

Production locale

Matières brutes

Equipements

467

327

65

31

 

Total

890

 

La valeur des produits périmés et des  produits endommagés.

 

Description

Valeur en US $

1

2

Produits périmés

Produit endommagés

161.27

41.00

 

Total

202.27

 

Valeur de stock

 

Article

Valeur de stock en US $

 

 

Janvier

Décembre

 

Médicaments et matériels de soins

Production locale

Matières brutes

Equipements

13 516.68

3 756.75

28 780.90

1 718.64

9 103.82

3 272.70

23 795.11

1 474.21

 

Total

47 772.97

37 645.84

 

 

7.4.2.2.            Distribution avec Medair

 

La collaboration (partenariat) avec Medair continue et la commission CME-Medair se réunit chaque mois sauf imprévu. Le Pharmacien Directeur du CME supervise toutes les activités pharmaceutiques de Medair dans le cadre de ce partenariat.

La distribution avec Medair en Ituri s’est faite sur la base d’une remise gratuite des médicaments vu que la population de l’Ituri a été appauvrie  par les guerres  tribales successives :167 formations sanitaires ont bénéficié de ce  programme.

 


7.4.3.             Laboratoire d’analyse

 

Notre laboratoire de contrôle n’est qu’à un stade embryonnaire, il est équipé d’un petit matériel pour l’identification d’une gamme limitée de produits.

Au total, 26 analyses ont été réalisées sur les produits importés et les résultats sont les suivants :4 produits non conformes et 22 conformes.

 

7.4.4.             Formation

 

La pharmacie sponsorise la formation de 10 Assistant en pharmacie à l’IEM y compris un agent de la pharmacie,  la formation est à sa deuxième année.

La formation continue sur  site n’a pas été organisée, il n’y a pas eu de restitution auprès  du personnel de  toutes les informations reçues par les participants aux différents séminaires.  

 

7.4.5.             Visite des consultants de ICCO

 

En dates du 22 au 27 Novembre 2005, nous avons reçu trois consultants de ICCO dans le  cadre de la formulation du plan d’affaire du CME : ils ont formulé des recommandations pour améliorer nos  conditions actuelles de  travail.

 

7.5.                   PROBLEMES RENCONTRES ET SOLUTIONS ENVISAGEABLES

 

7.5.1.      Production.

 

7.5.1.1.           Problèmes

 

    1. La non conformité des locaux pour garantir la qualité de nos produits ;
    2. L’approvisionnement en eau et en électricité reste problématique et coûte cher ;
    3. Le manque de certains équipements de production réduit la productivité ;
    4. L’insuffisance de l’équipement du laboratoire de contrôle de la qualité ne permet pas de procéder aux analyses quantitatives (dosages) ;
    5. Les ruptures de stock de certains emballages (ex : les bouteilles de perfusion) et produits bruts freinent la production de certains produits ;
    6. Les tracasseries administratives de certains services étatiques dont l’O.C.C. ;
    7. La planification des activités de marketing et d’études prospectives non réalisées ;
    8. La demande insuffisante de certains produits qui sont responsables  de la péremption de certains produits bruts ;
    9. L’absence des procédures écrites pour toutes les opérations réalisées à la pharmacie.

 

7.5.1.2.            Solutions envisageables

 

1.                  Aménager les locaux conformément au schéma proposé par les consultants  de ICCO ;

2.                   Augmenter les capacités de stockage de l’eau et ;

3.                  Acheter l’équipement conseillé par les consultants de ICCO ;

4.                  Rédiger un projet d’équiper  le laboratoire d’analyse à soumettre à Difaem ou   tout

autre  donateur potentiel ;

5.                  S’approvisionner en suffisance en tenant compte des consommations moyennes

mensuelles de chaque article  et passer les commandes à temps ;

6.                  S’informer auprès de l’inspection de la pharmacie à Kinshasa du rôle exact de l’O.C.C.

et vérifier les tarifs appliqués par ce dernier ;

7.                   Relancer les  activités de marketing ;

8.                  Focaliser la production sur les produits qui ont une forte demande.

 

7.5.2.      Distribution

 

7.5.2.1.            Problèmes

 

1.                        Ruptures  trop fréquentes même pour des produits clés par manque de provision

               suffisante pour la commande ;

2.                        Dettes en augmentation ;

3.                        Utilisation abusive du frigo pour des produits non pharmaceutiques au détriment des

               vaccins  et autres produits thermosensibles ;

4.                        Achats sur le marché local auprès des fournisseurs peu fiables ;

5.                        Difficultés de faire l’inventaire chaque mois

 

7.5.2.2.            Solutions envisageables

 

1.       S’approvisionner en suffisance en tenant compte des consommations moyennes mensuelles et en prévoyant un stock de sécurité suffisant ;

2.       Recouvrer les dettes dans le meilleur délai ;

3.       Interdire formellement la conservation des produits non pharmaceutiques dans le frigo ;

4.       Faire un suivi rigoureux de la consommation du stock et passer les commandes à temps ;

5.       Faire  un inventaire semestriel en étudiant les possibilités de faire l’inventaire mensuellement.

 

7.5.3.      Laboratoire d’analyse

 

7.5.3.1.            Problèmes

 

1.       Manque de réactifs et des  équipements requis ;

2.       Documentation scientifique insuffisante ;

3.       Expérience insuffisante du personnel ;

4.       Analyses non faites sur la plupart des produits fabriqués localement.

 

7.5.3.2.            Solutions envisageables

 

1.       Equiper le labo en suffisance ;

2.       Acquérir une documentation scientifique appropriée ;

3.       Former le personnel dans une institution ou entreprise de grande renommée ;

4.       Insérer le contrôle de la qualité dans le processus d’utilisation des médicaments dans nos institutions

 

7.6.            PERSPECTIVES  D’AVENIR

 

1.       Rétablir le contact avec les services sanitaires des communautés membres pour faciliter leur approvisionnement :un formulaire a été conçu à cet effet ;

2.       Devenir une CDR  bénéficiera du soutien de Pharmaciens Sans Frontières, BAD, PS9FED (Union Européenne);

3.       Créer plusieurs Ephopharma (officines)  pour faciliter l’écoulement de nos produits et mettre  en application les règles de bonnes pratiques de dispensation ;

4.       Mieux équiper notre laboratoire d’analyse et envisager ainsi de faire des analyses pour les tiers ;

5.       Nous pourrions ainsi devenir un laboratoire de référence pour l’Inspection médicale ;

6.       Compléter l’équipement de production, surtout l’acquisition d’un ensemble pour la préparation  des suspensions ;

7.       Assurer la formation continue de notre personnel à tous les échelons ;

8.       Améliorer la présentation de nos produits par des emballages et des étiquettes de qualité ;

9.       Adopter les emballages mono usages en plastique pour nos perfusions en vue d’une distribution plus large ;

10.   Informatiser la gestion de la Pharmacie grâce à l’acquisition d’un nouveau logiciel ;

11.   Former le personnel pharmaceutique des communautés membres aux niveaux A2, universitaire et post universitaire et les envoyer en stage de perfectionnement dans les usines pharmaceutiques du Congo ou des pays limitrophes ;

12.   Organiser les activités de marketing  pour notre production grâce au véhicule acheté à cet effet ;

13.   Relancer le projet de phytothérapie.

 

7.7.            CONCLUSION

 

Le programme de production  et distribution remplit  largement ses obligations vis à vis de la clinique mais les  quelques insuffisances signalées  dans ses prestations méritent d’être corrigées ; nous pouvons citer : les besoins non couverts, les ruptures de stock et le retard de livraison. 

Les demandes externes sont de plus à plus nombreuses mais elles sont rarement satisfaites intégralement. 

 

7.8.            REMERCIEMENTS

 

Nous exprimons notre gratitude au Dieu tout puissant qui a permis la continuité des activités  du CME après la destruction de Nyankunde et continue à nous protéger jusqu’à ce jour.

Nos remerciements s’adressent aussi à tous les partenaires du CME qui nous ont soutenus moralement, spirituellement, financièrement et matériellement.

Nous ne pouvons pas oublier de rendre hommage à notre personnel qui a fait preuve d’endurance, de fidélité, de patience, de courage et de dévouement pour la continuité du service.