RAPPORT DU PROGRAMME DE PRODUCTION ET DISTRIBUTION pour l’année 2005
Par Pharmacien KATSUNGA KASINZIRO
7.1.
INTRODUCTION
Nous louons le Seigneur pour sa protection envers nous et le courage
qu’il donne pour continuer à travailler pour son œuvre malgré les multiples
difficultés auxquelles nous sommes confrontées.
La paix et la réunification
du pays se consolident chaque jour et le spectre d’une nouvelle guerre civile généralisée s’éloigne de plus
à plus.
Ces faits encourageants nous permettent d’espérer à un avenir
florissant pour notre institution.
7.2.
CONTEXTE
Depuis les événements tragiques du
mois de septembre 2002, le CME
fonctionne sur quatre pools à
savoir Bunia, Nyankunde, Beni, Oïcha et
Aru.
A Beni, la structure d’un plan à moyen terme mise en place à Beni
pour empêcher la dispersion du
personnel qualifié est fonctionnelle depuis
le début de mars 2003 : sa
capacité est passée de 58 lits à 82 lits
actuellement. Le service ambulatoire a une fréquentation de 40 à 80
consultations par jour. La Pharmacie est
opérationnelle par la dispense des médicaments importés et produits localement.
La ville de Beni a un Hôpital (Hôpital Général de Référence
–structure étatique), 28 Centres de Santé et
10 Postes de Santé.
Aucune de ces institutions
ne possède une unité de production de médicaments et il en est de
même pour les villes (agglomérations)
environnantes comme Butembo, Mangina , Lubero, etc.
La Province du Nord-Kivu (bis) dispose de 10 Hôpitaux Généraux de
Référence, 14 Hôpitaux, 24 Centres de Santé de Référence, 188 Centres de Santé
et 278 Postes de Santé ; représentant en tout une capacité de 5500 lits.
Ces institutions sont des clients potentiels pour notre production locale et
seront contactées à cet effet.
Nous rappelons aussi la position stratégique de Beni pour desservir
plusieurs localités du Nord-Est du Congo à savoir Butembo, Lubero, Kirumba,
Goma, Bukavu, Mangina, Isiro, Buta, Bunia, Mungwalu, Kisangani, Aru,…
Ce
dernier trimestre de l’année 2005 est caractérisé par une accalmie qui se
consolide
au jour le jour et qui semble irréversible ; ce qui nous permet de
consacrer toute notre énergie à l’accomplissement de notre tâche.
7.3. ORGANISATION
7.3.1. Le personnel
7.3.1.1.
Production
Actuellement 8 personnes sont affectées à la production
v
Un Pharmacien responsable de la production ;
v
Un Pharmacien responsable du contrôle de la
qualité ;
v
Un Assistant en Pharmacie ;
v
Un Superviseur de la production ;
v
Un technicien de maintenance ;
v
Deux aides
7.3.1.2.
Distribution
La distribution utilise 7
personnes :
Quatre
agents à Beni :
v
Un
Assistant en pharmacie ;
v
Une
infirmière pour la dispensation ;
v
Un
facturier ;
v
Un agent chargé du dépouillement des étiquettes ;
Huit
agents dans le programme Medair à Bunia
v
2
Assistants en pharmacie ;
v
1 agent
chargé des rapports et des
finances ;
v
1 agent
chargé des fiches de stock ;
v
2 agents
chargés de servir les réquisitions ;
v
1 agent
chargé de l’expédition des colis ;
v
1
sentinelle
N.B :
Trois agents sont pris en charge par Medair
7.3.1.3.
Les locaux
Vu que le CME ne
dispose pas de bâtiments propres à Beni,
nous prenons en location une maison
d’environ 200m2.
Ce bâtiment sert comme bureau administratif
(Direction du CME et IEM) unité de production.
Les locaux ont été aménagés afin de créer les
conditions minimales requises pour une
activité de production.
7.4.
REALISATIONS
7.4.1.
Production
Après la destruction de Nyankunde,
notre personnel qualifié était en passe de nous quitter si nous ne pouvions pas lui offrir du travail à temps plein. Au
vu de ce qui précède, nous n’avions d’autre choix que de mettre sur pieds un
service de production dont les activités ont été financées par le soutien de
ICCO, SEL et DIFAEM aux activités du CME.
La
valeur de notre production locale pour l’année 2005 est de 31920,62$
pour une consommation de matières brutes de 7460,78$ et d’environ 2517,90$ pour les emballages.
Le rapport détaillé de la
production est en annexe.
7.4.2. Distribution
7.4.2.1.Approvisionnement
de la clinique
Les approvisionnements ont été faits
auprès des fournisseurs ci-dessous :
Nº |
Fournisseurs |
Fréquence |
1 2 3 4 5 |
JMS / Kampala MEDS / Nairobi Asrames Production C.M.E. Pharmacies locales |
2 2 5 plusieurs fois plusieurs fois |
La valeur totale des
approvisionnements s’élève à 94591,73$ répartis comme suit :
Nº |
Articles |
Montant en US $ |
1 2 3 4 |
Médicaments et matériels de soins Production locale Matières brutes Equipements |
52 349.37 31 920.62 8 831.19 1 491.17 |
Les ventes totales s’élèvent à
98491,44$ reparties comme suit :
Nº |
Articles |
Montant en US $ |
1 2 3 4 |
Médicaments et matériels de soins Production locale Matières brutes Equipements |
55 279.64 27 758.07 13 745.97 1 707.76 |
Réquisitions reçues et factures émises
Nº |
Description |
Fréquence |
1 2 |
Réquisitions reçues Factures émises |
698 890 |
Répartition des factures émises
Nº |
Articles |
Fréquence |
1 2 3 4 |
Matériels et médicaments Production locale Matières brutes Equipements |
467 327 65 31 |
|
Total |
890 |
La valeur des produits périmés et
des produits endommagés.
Nº |
Description |
Valeur en US $ |
1 2 |
Produits périmés Produit endommagés |
161.27 41.00 |
|
Total |
202.27 |
Valeur de stock
Nº |
Article |
Valeur de stock en US $ |
|
|
|
Janvier |
Décembre |
|
Médicaments et matériels de soins Production locale Matières brutes Equipements |
13
516.68 3
756.75 28
780.90 1
718.64 |
9 103.82 3 272.70 23 795.11 1 474.21 |
|
Total |
47 772.97 |
37 645.84 |
7.4.2.2.
Distribution avec Medair
La collaboration (partenariat) avec
Medair continue et la commission CME-Medair se réunit chaque mois sauf imprévu.
Le Pharmacien Directeur du CME supervise toutes les activités pharmaceutiques
de Medair dans le cadre de ce partenariat.
La distribution avec Medair en Ituri s’est faite sur la base d’une
remise gratuite des médicaments vu que la population de l’Ituri a été
appauvrie par les guerres tribales successives :167 formations
sanitaires ont bénéficié de ce
programme.
7.4.3.
Laboratoire d’analyse
Notre laboratoire de contrôle n’est
qu’à un stade embryonnaire, il est équipé d’un petit matériel pour
l’identification d’une gamme limitée de produits.
Au total, 26 analyses ont été réalisées sur les produits importés
et les résultats sont les suivants :4 produits non conformes et 22
conformes.
7.4.4.
Formation
La pharmacie sponsorise la formation
de 10 Assistant en pharmacie à l’IEM y compris un agent de la pharmacie, la formation est à sa deuxième année.
La formation continue sur
site n’a pas été organisée, il n’y a pas eu de restitution auprès du personnel de toutes les informations reçues par les
participants aux différents séminaires.
7.4.5.
Visite des consultants de ICCO
En dates du 22 au 27 Novembre 2005,
nous avons reçu trois consultants de ICCO dans le cadre de la formulation du plan d’affaire du
CME : ils ont formulé des recommandations pour améliorer nos conditions actuelles de travail.
7.5.
PROBLEMES RENCONTRES ET SOLUTIONS
ENVISAGEABLES
7.5.1. Production.
7.5.1.1. Problèmes
- La non conformité des locaux pour garantir la qualité de nos
produits ;
- L’approvisionnement en eau et en électricité reste problématique
et coûte cher ;
- Le manque de certains équipements de production réduit la
productivité ;
- L’insuffisance de l’équipement du laboratoire de contrôle de la
qualité ne permet pas de procéder aux analyses quantitatives
(dosages) ;
- Les ruptures de stock de certains emballages (ex : les
bouteilles de perfusion) et produits bruts freinent la production de
certains produits ;
- Les tracasseries administratives de certains services étatiques
dont l’O.C.C. ;
- La planification des activités de marketing et d’études
prospectives non réalisées ;
- La demande insuffisante de certains produits qui sont
responsables de la péremption de
certains produits bruts ;
- L’absence des procédures écrites pour toutes les opérations
réalisées à la pharmacie.
7.5.1.2.
Solutions envisageables
1.
Aménager
les locaux conformément au schéma proposé par les consultants de ICCO ;
2.
Augmenter les capacités de stockage de l’eau et ;
3.
Acheter
l’équipement conseillé par les consultants de ICCO ;
4.
Rédiger
un projet d’équiper le laboratoire
d’analyse à soumettre à Difaem ou tout
autre
donateur potentiel ;
5.
S’approvisionner
en suffisance en tenant compte des consommations moyennes
mensuelles de chaque article et passer les commandes à temps ;
6.
S’informer
auprès de
l’inspection de la pharmacie à Kinshasa du rôle exact de l’O.C.C.
et vérifier
les tarifs appliqués par ce dernier ;
7.
Relancer les
activités de marketing ;
8.
Focaliser
la production sur les produits qui ont une forte demande.
7.5.2.
Distribution
7.5.2.1.
Problèmes
1.
Ruptures trop fréquentes même pour des produits clés
par manque de provision
suffisante
pour la commande ;
2.
Dettes en
augmentation ;
3.
Utilisation
abusive du frigo pour des produits non pharmaceutiques au détriment des
vaccins et autres produits thermosensibles ;
4.
Achats
sur le marché local auprès des fournisseurs peu fiables ;
5.
Difficultés
de faire l’inventaire chaque mois
7.5.2.2.
Solutions envisageables
1.
S’approvisionner
en suffisance en tenant compte des consommations moyennes mensuelles et en
prévoyant un stock de sécurité suffisant ;
2. Recouvrer les dettes dans le meilleur délai ;
3. Interdire formellement la conservation des produits non
pharmaceutiques dans le frigo ;
4. Faire un suivi rigoureux de la consommation du stock et
passer les commandes à temps ;
5. Faire un inventaire
semestriel en étudiant les possibilités de faire l’inventaire mensuellement.
7.5.3.
Laboratoire d’analyse
7.5.3.1.
Problèmes
1.
Manque de
réactifs et des équipements
requis ;
2.
Documentation
scientifique insuffisante ;
3.
Expérience
insuffisante du personnel ;
4.
Analyses
non faites sur la plupart des produits fabriqués localement.
7.5.3.2.
Solutions envisageables
1.
Equiper
le labo en suffisance ;
2.
Acquérir
une documentation scientifique appropriée ;
3.
Former le
personnel dans une institution ou entreprise de grande renommée ;
4.
Insérer
le contrôle de la qualité dans le processus d’utilisation des médicaments dans
nos institutions
7.6.
PERSPECTIVES D’AVENIR
1.
Rétablir
le contact avec les services sanitaires des communautés membres pour faciliter
leur approvisionnement :un formulaire a été conçu à cet effet ;
2.
Devenir
une CDR bénéficiera du soutien de
Pharmaciens Sans Frontières, BAD, PS9FED (Union Européenne);
3.
Créer
plusieurs Ephopharma (officines) pour
faciliter l’écoulement de nos produits et mettre en application les règles de bonnes pratiques de
dispensation ;
4.
Mieux
équiper notre laboratoire d’analyse et envisager ainsi de faire des analyses
pour les tiers ;
5.
Nous
pourrions ainsi devenir un laboratoire de référence pour l’Inspection
médicale ;
6.
Compléter
l’équipement de production, surtout l’acquisition d’un ensemble pour la
préparation des suspensions ;
7.
Assurer
la formation continue de notre personnel à tous les échelons ;
8.
Améliorer
la présentation de nos produits par des emballages et des étiquettes de
qualité ;
9.
Adopter
les emballages mono usages en plastique pour nos perfusions en vue d’une
distribution plus large ;
10.
Informatiser
la gestion de la Pharmacie grâce à l’acquisition d’un nouveau logiciel ;
11.
Former le
personnel pharmaceutique des communautés membres aux niveaux A2, universitaire
et post universitaire et les envoyer en stage de perfectionnement dans les
usines pharmaceutiques du Congo ou des pays limitrophes ;
12.
Organiser
les activités de marketing pour notre
production grâce au véhicule acheté à cet effet ;
13.
Relancer
le projet de phytothérapie.
7.7.
CONCLUSION
Le programme de production et distribution remplit largement ses obligations vis à vis de la
clinique mais les quelques insuffisances
signalées dans ses prestations méritent
d’être corrigées ; nous pouvons citer : les besoins non couverts, les
ruptures de stock et le retard de livraison.
Les demandes externes sont de plus à plus nombreuses mais elles
sont rarement satisfaites intégralement.
7.8.
REMERCIEMENTS
Nous exprimons notre gratitude au Dieu
tout puissant qui a permis la continuité des activités du CME après la destruction de Nyankunde et continue à nous protéger jusqu’à ce jour.
Nos remerciements s’adressent aussi à tous les partenaires du CME
qui nous ont soutenus moralement, spirituellement, financièrement et
matériellement.
Nous ne pouvons pas oublier de rendre hommage à notre personnel
qui a fait preuve d’endurance, de fidélité, de patience, de courage et de
dévouement pour la continuité du service.