MANUEL DE PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES
Table des Matières
Pages
Chap. I : Dispositions Générales
Chap. II : De la réalisation des revenus (Recettes)
Chap. III : De la gestion comptable (Trésorerie)
Chap. IV : De l’engagement des dépenses
Chap. V : Des opérations bancaires
Chap. VI : Du budget
Chap. VII : Des relations avec les bailleurs de fonds
Chap. VII : De la gestion des immobilisations
Chap. VIII : De la logistique
Chap. IX : Du contrôle des opérations
Chap. I : Dispositions Générales
Art.1 Objet
Art.2
Informations de base
Art.3 Champ d’application
Art.4 Durée
Art.5 Réunion.
Chap. II: De la réalisation des revenus (Recettes)
Art. 6 Sources de revenus du CME Nyankunde
Art. 7
Enregistrement des revenus
Art. 8
Facturation et perception de cash
Art. 9
Facturation à crédit
Art. 10 Outils de gestion de revenus
Chap. III : De la gestion comptable (Trésorerie)
Art. 11 Types de pièces
comptables
Art. 12 Classement des pièces comptables
Art. 13 Caisse
Art. 14 Banque
Art. 15 Outils de gestion de la trésorerie
Chap. IV. De l’engagement des dépenses
Art. 16 Ordonnateurs
Art. 17 Expression des besoins
Art. 18 Sélection des fournisseurs ou de
l’entrepreneur
Art. 19 Achat et réception des biens
Art. 20 Décompte des dépenses
Chap. V. Des opérations bancaires
Art. 21 Mandataires auprès des
banques
Art. 22 Ouverture des comptes (comptes des tiers =
privés)
Art. 23 Retrait des fonds
Art. 24 Imprimés utilisés pour les réparations
bancaires
Art. 25 Tenue des journaux de banque
Art. 26 Rapprochement (réconciliation) bancaire
Chap. VI. Du Budget
Art. 27 Planification
Art. 28 Budget opérationnel
Art. 29 Budget de recherche de financement
(projets)
Art. 30 Exécution du budget de projet
Chap. VI. Des relations avec les bailleurs de fonds
Art. 31 Dossier de recherche de
financement
Art. 32 Recherche de financement
Art. 33 Suivi de relations avec les bailleurs de
fonds
Art. 34 Présentation des rapports financiers.
Chap. IX. Du contrôle des opérations
Art. 49 Responsabilités
Art. 50 Cadres des comptes et enregistrement
informatisé
Art. 51 Intervenants
Art. 52 Charges devises
Art. 53 Créances douteuses
Art. 54 Soins médicaux des agents
Art. 55 Consolidation
Art. 56 Archives
Art. 57 Modalités de contrôle et destination des
rapports
Chap. I DISPOSITIONS GENERALES
Art. 1 Objet :
Le présent manuel des procédures financières et comptables a pour objet de
fournir au personnel et responsables du CME Nyankunde, les directives nécessaires
à l’analyse et au traitement des données relatives aux activités et opérations
financières et comptables. Ce manuel
contient l’ensemble des politiques, directives, procédures et formulaires
requis pour le personnel dans l’accomplissement de ses tâches.
Art. 2 Informations de base : La bonne gestion financière et comptable
d’une organisation revient à planifier
ses activités en se basant sur l’origine
des recettes et les affectations des
dépenses, à les enregistrer
(documents justificatifs), à suivre régulièrement l’inventaire de la
situation patrimoniale pour permettre une bonne prise des décisions.
La comptabilité étant un
système de traitement des données comptables, elle permet : (1) de contrôler l’évolution du
patrimoine de l’organisation, (2) de
connaître la position de l’organisation vis-à-vis des tiers (créances et
débiteurs), (3) de déterminer les
résultats passés, présents et futurs et (4)
d’orienter les gestionnaires dans la prise des décisions.
Art. 3 Champ d’application : Les procédures décrites dans le présent manuel sont applicables à l’ensemble du
CME Nyankunde (Direction Exécutive, HGR Nyankunde, Clinique de Bunia,
Clinique de Beni, Pharmacie Centrale, Institut d’Enseignement Médical de
Nyankunde, Institut Supérieur des Techniques Médicales de Nyankunde et les
Projets.
Art. 4 Durée :
Le présent manuel des procédures financières et comptables reste en vigueur
pour une durée indéterminée.
Art. 5 Révision : Au cas où les ajouts et amendements s’avèrent indispensables au
présent manuel, ils devront être analysés par le Comite Exécutif qui les
soumettra aux organes compétents pour approbation.
Chap. II. DE LA REALISATION DES REVENUS (RECETTES)
Art. 6 Sources de revenus du CME Nyankunde : Les principales sources de revenus du CME
Nyankunde sont les ventes des services, des autres recettes, des subventions et
dons.
Les services vendus par le
CME Nyankunde sont les soins pour les malades (fiche, consultation, médicaments,
laboratoire et paraclinique, …), les frais scolaires et académiques pour les
étudiants.
Les autres recettes englobent
les recettes issues des activités de l’autofinancement (location véhicule,
location maison, scierie, guest-house, ventes externes des médicaments,
formations, etc) et les cotisations des membres.
Les subventions sont des
aides pécuniaires versées pour favoriser une œuvre d’intérêt général. Au CME
Nyankunde, elles proviennent de l’Etat, des autres organisations (partenaires,
ONGs, …) et des individus (privés).
Les dons sont des biens et de
l’argent reçus par le CME Nyankunde de la part des différentes sources et qui
favorisent son travail en faveur des bénéficiaires.
Art. 7 Enregistrement des revenus : Les revenus du CME Nyankunde sont enregistrés
dans la comptabilité sur base des informations reçues des banques et des
caisses.
La banque livre un bordereau à
chaque versement des fonds dans le compte du CME Nyankunde. Le bordereau est
remis immédiatement à la Direction Financière pour la saisie comptable. A la
fin de chaque mois, un relevé de compte est produit par la banque pour vérifier
les éventuels produits financiers reçus non enregistrés au cours du mois.
Toutes les données reçues de la banque sont informatises en logiciel « SAGE
SAARI ».
La caisse enregistre les
recettes sur base des souches de reçus livrés aux clients (malades, étudiants,
etc) lors de perception de fonds à la facturation. Les services à crédit sont
payés sur base de factures à la caisse. La saisie des données y afférente est
manuelle avant d’être centralisée par un système informatisé(SAGE SAARI);
comptabilité en partie double.
Art. 8 Facturation et perception de cash
Le client est accueilli par le service de
réception qui l’instruit sur les services offerts. Le service de finance
perçoit alors les frais dus et émet un reçu. A la fin de la journée, les
recettes sont versées à la caisse centrale.
Les clients peuvent aussi directement verser les
frais à la banque. Dour ce dernier cas, le bordereau de versement doit être
remis à la comptabilité.
Art. 9 Facturation à crédit
·
L’indigent : il se présente à la réception et
le service l’oriente au service
administratif pour identification afin de délivrer un bon de prise en charge
qui est remis au service des finances (facturation). A la fin de la journée les
bons sont remis à la comptabilité. A la fin du mois, la comptabilité remet la
facture des soins à la direction de l’hôpital pour ordonner le décaissement si
l’argent est logé dans la caisse de l’hôpital ou pour remettre à qui de droit.
·
Le
client ordinaire :
Un client ordinaire qui ne sait pas payer les frais exigés au moment où il
bénéficie d’un service. Il se présente à la réception qui l’oriente à
l’administration pour conclure les
modalités de paie. L’administration donne l’autorisation de prise en charge en
crédit qui est valable pour une durée
d’une semaine. A la fin de l’échéance, la comptabilité établit la facture de
soins consommés par le client et la livre à l’administration qui délivre le bon
pour couvrir ces charges. Après avoir reçu le bon, le comptable l’enregistre
comme créance à recouvrer.
·
Étudiants :
Pour les boursiers,
l’administration de l’école, sur base du contrat de financement donne l’ordre à
la comptabilité pour passer les écritures et consigner comme créance. La
facture est remise au directeur de l’école pour
présentation à qui de droit.
Les autres étudiants qui ne peuvent pas payer directement leurs frais sont conduits à
l’administration pour la signature d’un acte de reconnaissance qui est remis à
la comptabilité servant d’un document de base pour la créance à recouvrer au
terme de l’échéance convenue.
·
Les
ONGs, les entreprises et les individus qui désirent bénéficier des services du CME
Nyankunde à crédit adressent une demande écrite. Si l’accord est conclu, alors une convention
est signée entre l’entreprise demandeuse et le CME Nyankunde. A cet effet, les comptes clients sont ouverts
pour cette fin. Les uns sont recommandés
à effectuer le paiement anticipatif au compte, tandis que les autres sont
facturés au compte sans garantie à recouvrir chaque fin du mois en cours et que
les modalités de recouvrement seront précisées dans le dans le contrat signé
avec chaque partenaire.
·
Pour
les travailleurs du CME : tout agent malade se présente directement à
l’administration qui lui livre une autorisation de soins qui est valable pour une durée d’une semaine. A la fin de
l’échéance, la comptabilité établit la facture de soins consommés par le client
et la livre à l’administration qui délivre le bon pour couvrir ces charges.
Après avoir reçu le bon, le comptable l’enregistre comme charge envers de
l’employeur.
Art. 10 Outils de gestion des revenus : Les outils de gestion ci-après sont tenus pour
tout service rendu au CME Nyankunde :
Pour les formations médicales
- Registres et fiches de consultation
- Registres et fiches des hospitalisations
- Feuilles de garantie de soins
- Pièces recettes : carnets de reçus
- Bons de soins
- Carnets de facture
- Certificat de dons
Pour la Pharmacie Centrale
-
Bons
de commandes
-
Bons
de réception et de livraison
-
PV et
Rapport de déballage
-
Registre
de médicaments (production, distribution)
-
Carnets
de factures
-
Carnets
de reçus
-
Bordereaux
d’expédition
-
Certificat
de dons
Pour les écoles
-
Carnets
de reçus
-
Registre
d’inscription
-
Carnets
de factures
-
Bons
de commande
-
PV et
rapport de déballage
-
Certificat
de dons
-
Lettre/certificat
d’engagement approuvée par la Direction de l’école
Pour les Projets
-
Proposition
du projet
-
Contrat
de financement
-
Carnets
de reçus
-
Correspondances
sur le projet
-
Rapport
de projet
Autres services
-
Carnets
de reçus
-
Registres
-
Bons
de réception
-
Bons
de commande
-
Carnets
de factures
-
Contrat
de location
-
Bordereaux
d’expédition
-
PV et
rapport de déballage
Chap. III DE LA GESTION COMPTABLE (Trésorerie) : PROCEDURES DE
TRESORERIE
Art. 11 Généralités : Les procédures de trésorerie ont trait aux opérations de caisse et de
banque;
- Tout décaissement doit être justifié et
appuyé par des pièces justificatives probantes;
- Les chéquiers sont conservés par le
Directeur Financier. Un registre de remise de chèques sur base duquel
déchargent les bénéficiaires des règlements est tenu au niveau de la Direction
Financière;
- Une photocopie du chèque ou l’ordre de
paiement est également signée pour acquit et annexé au document du dossier
payé;
- Le Directeur Financier effectue chaque fin
du mois les rapprochements bancaires sous la supervision du Directeur Exécutif
de différents comptes tenus par l’Organisation.
- Les banques conservent les liquidités
provenant des caisses locales et celles des partenaires (bailleurs, clients et
épargnes du personnel).
- Les caisses locales gardent les liquidités
dans un coffre fort et ne dépassant pas $2000 par jour des recettes
journalières. L’excédent est versé en banque.
Art. 12 Types de pièces comptables : La saisie des données comptables du CME Nyankunde
s’effectue sur base de pièces de caisse, de banque et des opérations diverses.
Pour garder leur authenticité, les pièces sont conçues de façon à permettre une
saisie aisée des données avec le logo du CME Nyankunde au coin gauche. La
banque fournit également de documents utiles pour la comptabilité du CME
Nyankunde.
- Pièces de caisse :
-
Les
bons d’entrée caisse;
-
Les
bons de sortie caisse;
-
Les
livres de caisse.
- Pièces de banque : sont établies à l’occasion du
retrait ou de dépôt d’espèces à la banque, de transfert à un tiers ou de
paiement par chèque.
-
Bordereau
de versement,
-
Bordereau
de retrait,
-
Avis
de débit ou de crédit,
-
Relevé
des comptes, retiré mensuellement.
Les caisses centralisent toutes les recettes
locales du C.M.E. au niveau de chaque centre de coût des opérations (Beni,
Bunia et Nyankunde). Cela permet
d’obtenir les informations sur le solde des opérations quotidiennement à la
caisse. Le solde à la caisse est reflété dans les livres de caisse selon les
monnaies utilisées. Le comptage des billets s’effectue régulièrement pour
confronter le solde physique au solde comptable. Le contrôle de caisse doit
être permanent pour corriger les omissions et les erreurs commises.
-
Pièces des opérations diverses : Ce sont des pièces établies
occasionnellement par le comptable. Elles sont des pièces à caractère
financier, mais qui n’ont pas d’incidence sur la caisse ou la banque. Ce
sont des journaux de : Salaires; Stocks; Créances; Dettes; Soins des
agents; Contributions interpersonnelles, etc.
Ces pièces sont:
-
Les
factures,
-
les
quittances,
-
les
reçus,
-
les
feuilles de paie.
-
Les
rapports de créances et des dettes
-
Les
rapports de soins des agents
-
Les
rapports de contribution des agents
-
Les
rapports d’inventaire
Art. 13 Classement des pièces comptables : Le comptable doit distinguer 3 chronos pour le
classement des pièces comptables :
-
Un
chrono pour les pièces de caisse,
-
Un
chrono pour les pièces de banque,
-
Un
chrono pour les opérations diverses.
A chaque pièce de banque ou de caisse et si
possible des opérations diverses, doivent être jointes les pièces
justificatives (factures d’achat ou de vente, les reçus, les quittances, les
bons de commande, les bordereaux de livraison,...)
Il faudra attribuer un numéro à chaque pièce
comptable suivant l’ordre chronologique. Toutes les opérations de trésorerie
sont enregistrées au cahier concerné (caisse ou banque).
Art. 14 Outils de gestion de la trésorerie : Il est tenu des journaux des caisses et des
banques pour la trésorerie.
L’enregistrement des opérations pour l’établissement de ces journaux
s’effectue par le bon d’entrée et le bon de sortie portant le signe (logo) de
l’institution.
Modèle
du cahier de Banque :
Date |
N° op |
Nature/Libellés |
N° pièce |
Versement |
Retrait |
Solde |
||||||
En $ |
En Fc |
En AM* |
En $ |
En Fc |
En AM* |
En $ |
En Fc |
En AM* |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*AM = autres monnaies
Ce tableau
permet de rapprocher le solde du compte banque avec celui du relevé
bancaire. Le chéquier doit être établi
moyennant une demande de fonds par la branche ou le projet concerné et
approuvée par le Directeur Exécutif.
Chap. IV. DE L’ENGAGEMENT DES DEPENSES
Art. 15 Ordonnateurs : L’ordonnancement des dépenses se fait à
différents niveaux. Le Directeur Exécutif est l’ordonnateur principal pour les
dépenses générales du CME Nyankunde. Les directeurs des branches et des projets
sont ordonnateurs des dépenses de fonctionnement régulier.
Art. 16 Expression des besoins: Le service, la branche ou le
projet établi un état estimatif de besoins pour les activités. Ces besoins sont
analysés et approuvés par l’administrateur avec le concours du contrôleur de
budget.
Les demandes de dépenses doivent parvenir au
contrôleur du budget au moins un jour avant le jour de paiement, entre 08
heures et 12 heures.
Pour toute dépense liée aux commandes des
produits, matériels et matériaux, les chefs de services établissent au
préalable des Bons de Commande.
Modèle de fiche d’expression de besoins estimatifs
Modèle de carnet de demande de fonds
Fiche de demande des
dépenses (Fiche de réquisition)
Art. 17 Sélection du fournisseur ou de l’entrepreneur : Pour des besoins dont le cout dépasse $400, une sélection du fournisseur ou de l’entrepreneur
doit être faite par une commission désignée par le responsable. Cette commission examine la faisabilité
de passation de marché sur base d’au
moins 3 factures proforma ou plans de construction. Une fois les factures
analysées, le fournisseur qui présente un prix raisonnable est sélectionné en
tenant compte de la qualité des produits (articles) et du travail à exécuter.
Un contrat régissant les deux parties est préparé
par le responsable du service concerné et signé respectivement par le fournisseur
sélectionné et le Directeur Exécutif ou
son délégué.
Modèle fiche d’offre de service ou d’achat
Art. 18. Demande et décaissement des fonds : Après analyse des besoins et sélection du
fournisseur, un carnet de demande des fonds est établi et soumis au responsable (Directeur) pour approbation et
ordonnancement. Le fond est alors décaissé et remis à qui de droit.
Art. 19 Achat et réception des
biens : Pour tout
achat, la personne qui achète ou est en relation avec les fournisseurs doit
être différente de celle qui réceptionne et qui établit le procès verbal de
l’arrivage.
Si le prix trouve sur le marché est supérieur au
montant disponible, la personne doit demander l’accord du responsable avant de
procéder à tout achat.
La personne chargée des achats pour le service
présente les articles achetés accompagnés de leurs factures d’achat. Le service
de contrôle vérifie alors les quantités et les qualités réceptionnées et s’assure de la conformité
des factures contre le cash payé et les quantités.
En cas de livraison des articles par le
fournisseur, la personne ou le service qui réceptionne et qui vérifie doit être
différente de celle qui est en relation avec le fournisseur.
Le bon de réception doit être visé par
l’administrateur après vérification par le service de contrôle.
Art. 20 Décompte des dépenses : Les
décomptes des dépenses doivent se faire en même temps que les quantités
achetées sont réceptionnées. Les soldes, s’il y en a, doivent être reversées
immédiatement en caisse. Toute irrégularité constatée à ce niveau doit faire
objet d’une demande d’explication.
Chap. V. DES OPERATIONS BANCAIRES
Art. 21 Mandataires auprès des banques : Les transactions bancaires entre le C.M.E. et les institutions financières sont autorisées par les signataires des comptes bancaires de l’organisation telle que prévus dans le Règlement Intérieur. Le Directeur Financier assure la protection de la liquidité et paie les obligations du C.M.E. envers les tiers sur autorisation du Directeur Exécutif. Les Directeurs des branches concernées sont également associés dans les sites pour le suivi de leur compte. Les chèques ne sont valides que s’ils portent la combinaison de deux signatures des personnes autorisées. Toute fois si le Directeur Exécutif ne peut pas signer le chèque, il doit être informé.
Le Directeur Financier est responsable de toutes
les communications avec les institutions bancaires détenant les comptes du
C.M.E. Il archive et classe tous les extraits reçus des différentes
banques. Il détient également les
documents des opérations bancaires dans le coffre-fort de l’institution.
Art. 22 Ouverture et clôture des comptes : La responsabilité d’ouvrir et de clôturer
un compte bancaire au nom du CME Nyankunde incombe à la Direction Exécutive. La
Direction Exécutive doit communiquer aux branches et aux projets le numéro du
compte, les noms et les qualités des personnes chargées de gérer ce compte
ainsi que les spécimens de leurs signatures.
Art. 23 Retrait de fonds : Il s’effectue par le Directeur Financier, les comptables des sites ou par toute autre personne désignée par le Directeur Financier. Le fond retiré à la banque pour le fonctionnement interne est immédiatement déposé à la caisse. Les tierces personnes qui bénéficient des fonds provenant de nos comptes bancaires doivent remettre un document attestant la réception de ce fond.
Art. 24 Imprimés utilisés pour les opérations de banque : Les imprimés à utiliser pour les
opérations de banque sont les suivants :
- Carnet de demande de fonds,
- Bordereau de versement et de retrait,
- Carnet des chèques,
- Extraits bancaires (relevés des comptes)
- Contrat de financement avec les bailleurs,
- Avis de virement.
Art. 25 Tenue des journaux de banque : Un journal de banque est tenu pour suivre les
mouvements de transactions sur chaque compte ouvert à la banque. Il est tenu à
la direction financière par un secrétaire comptable et dans les branches par
les comptables.
Les pièces de banque sont numérotées par ordre chronologique, classées et conservées aux différents services financiers et comptables.
Les numéros affectés à la pièce de banque doivent correspondre à ceux apparaissant aux journaux de banque.
Art. 26 Rapprochement (réconciliation) bancaire: Le rapprochement bancaire se fait à la fin de chaque mois par le
service comptable de la direction financière et dans les branches. Les relevés
doivent à ce titre être retirés de la
banque mensuellement
Chapitre VI. DU BUDGET
Une bonne institution doit procéder à un exercice
prévisionnel des recettes et des dépenses pour ses activités annuelles. Cet
exercice passe par différentes étapes.
Art. 27 Architecture du Budget du CME Nyankunde : Le budget du CME Nyankunde est une
compilation des budgets des branches, des projets et de la Direction Exécutive.
Art. 28 Confection du budget : Le budget du CME est confectionné sur base de la
planification des activités à exécuter dans le plan opérationnel de routine,
des projets initiés dans le cadre de développement et des recherches de
financement extérieur. La séance de confection budgétaire a lieu avant la tenue
du Conseil d’Administration, organe chargé de son approbation.
Ø
Budget opérationnel :
Il concerne les activités de routine et les
projets de développement initiés par le CME Nyankunde.
L’année budgétaire couvre la
période allant du 1er janvier au 31 décembre.
Le budget opérationnel de l’année N est élaboré
avec soubassement du plan comptable congolais sur base de l’analyse des données
progressives de réalisations de 9 mois
de l’année N-1 et des nouvelles activités identifiées pour le développement du
CME Nyankunde.
Au niveau de chaque branche, un planning
budgétaire général est élaboré d’une façon collégiale en respectant les normes
et directives en tenant compte des
besoins réels (construction, équipements, ressources humaines) et prioritaires.
Le budget devra faire apparaître les résultats
attendus au cours de l’exercice;
Les chiffres contenus dans le budget devront être
expliqués et commentés pour faciliter leur compréhension et leur
interprétation.
Ø
Budget de recherche de financement
(projets) :
Un plan élaboré par une institution nécessite un
financement pour l’exécution des activités. Pour ce faire, un plan de recherche
et de mobilisation est élaboré selon un calendrier précis tenant compte des
multiples facteurs (ex. exigences des bailleurs). Un budget pour ce plan est
alors établi.
Généralement, ce budget couvre la période allant
du 1er janvier de l’année du début du projet au 31 décembre de la
dernière année du plan.
La procédure à suivre pour l’élaboration du budget
de recherche de financement est la suivante :
-
Après
l’approbation du budget opérationnel par le CA, la Direction Exécutive avec le
concours des responsables des Branches, tient une séance de confection du plan
de recherche de financement sanctionnée par un budget.
-
Ce
budget doit être prêt avant le 31 décembre de l’année qui précède celle de
l’exécution pour permettre à la Direction Exécutive de le réaliser au début de
l’année concernée.
Art. 29 Validation et approbation du budget
Le budget confectionne au niveau des branches et
compilé par la Direction Exécutive est validé par le COMEX, qui procède aux
derniers amendements. Le document ainsi validé est soumis au Conseil
d’Administration pour approbation.
Art. 30 Exécution du budget : Le budget est exécutoire dès lors qu’il est
approuvé par l’organe compétent et/ou les parties prenantes.
Pour le budget
opérationnel de routine, il est exécutoire à partir du 1er janvier au 31
décembre. Au cas où le budget de l’année suivante n’est pas encore approuvé par
le CA, le budget provisoire confectionne par le COMEX est exécuté sur une
période ne dépassant pas 3 mois. Les branches sont tenues d’exécuter les
budgets respectifs dans le strict respect et mesures des lignes prévues.
Pour le budget
des projets, il entre en exécution après approbation et financement sur une
période prévue dans la proposition, les accords et contrats. Le Directeur du
projet exécute le budget dans le strict respect des activités prévues dans la
proposition et les clauses du contrat avec le financeur.
Pour le budget
de recherche de financement, l’exécution se fait aussitôt qu’il est validé
avant l’achèvement du premier trimestre de l’année de l’exercice budgétaire.
Art. 31 Modification et Révision budgétaire
Ø
Modification et actualisation du budget : elles concernent les budgets de
projets et les budgets de recherche de financement. Elles ont lieu dans les
conditions suivantes :
-
Nouveaux
financements en cours d’exercice,
-
Changement
de contrat avec le bailleur
-
Rupture
ou réduction de financement
-
Annulation
d’une activité importante au cours de l’exercice.
Ø
Révision budgétaire : un budget opérationnel des
activités routinières approuvées par le CA ne peut subir aucune modification en
cours de l’exercice. Toute situation inopinée survenue au cours de l’exercice
doit être prise en compte dans le budget de contingence. La révision budgétaire
ne peut être autorisée que par l’organe compétent lors d’une séance
extraordinaire dans les conditions suivantes :
o
Rupture
de financement
o
Annulation
ou augmentation des activités
o
Ecart
important entre les prévisions et les réalisations,
o
Omission
ou erreur constatée
o
Art. 32 Suivi et contrôle budgétaire
Le suivi et le contrôle
budgétaires sont quotidiens. Néanmoins, une séance d’évaluation doit être
organisée a tous les niveaux : trimestriel au niveau des branches,
semestriel et annuel au niveau général du CME.
Outils utilisés dans le suivi de l’exécution du budget :
-
La
fiche de suivi budgétaire,
-
Les
états budgétaires
-
Le
plan de trésorerie,
-
Le
rapport d’activités.
Modèle de fiche de suivi budgétaire
A l’issu de chaque séance d’évaluation, un rapport
doit être confectionné et présenté à qui de droit. Ce rapport doit être
accompagné de l’état budgétaire de la période écoulé produit par le logiciel.
Tout écart au-delà de 15% doit faire l’objet
d’explications de la part du gestionnaire et des propositions d’amélioration de
la situation.
Chapitre. DES RELATIONS AVEC LES BAILLEURS DE FONDS
Une organisation qui veut avoir des relations
privilégiées avec les bailleurs de fonds doit savoir que deux éléments
principaux contribuent à la construction de ces relations : la communication et la confiance.
Art. 33 De la communication : Une bonne communication doit être maintenue entre
le CME Nyankunde et les bailleurs de fonds. Le Directeur Exécutif, Représentant
Légal est la personne autorisée pour ce fait. Il peut déléguer cette tache au
Coordinateur des Projets, au Directeur Financier et Directeurs des projets et
des branches pour apporter des éclaircissements. Toute communication avec le
bailleur doit donc passer par la Direction Exécutive. Pour une bonne relation
avec les bailleurs, la communication ne se fait pas seulement lorsque ceux-ci
financent des activités de l’organisation. Chaque mois, le Directeur Exécutif
envoie la nouvelle de l’institution aux partenaires et bailleurs de fonds et
répond aux questions.
Des rencontres physiques avec les donateurs ou les
partenaires peuvent être envisagé de temps en autre pour des discussions et
échanges.
Art. 34 De la confiance : La confiance est de loin le facteur le plus important de toute relation
avec les bailleurs de fonds. Les contacts, les rapports périodiques ont tous
pour objectifs de développer une relation de confiance. Pour développer une
bonne relation de confiance en rapport avec la gestion financière, trois
principes importants seront respecté par le CME Nyankunde : la
planification, le contrôle et l’obligation de rendre compte.
·
La planification : Une bonne planification doit être faite et
présentée aux bailleurs avec un budget clair qui décrivant exactement les
détails des activités à réaliser avec les subventions sollicitées. Le budget
prévu est accepte par le bailleur doit être scrupuleusement respecté et exécuté
selon les accords. Si les circonstances changent après que le budget aie été
établi, des amendements appropries seront communiques au bailleur en donnant
les raisons qui expliquent les changements à apporter au plan et au budget. Ce
changement (modification) ne peut être envisage qu’après accord écrit du
bailleur.
·
Le contrôle et suivi: le CME doit communiquer au bailleur son
système de suivi et de contrôle interne. Le rapport de contrôle et de suivi
doivent être régulièrement élaborés et envoyés au bailleur. Chaque année, le
rapport de l’audit externe (rapport financier) est envoyé à tous les bailleurs.
·
L’obligation de rendre compte : Les rapports narratifs et financiers
complets, clairs et vérifiables des projets exécutés par l’institution sont
envoyés aux bailleurs selon les rythmes ou un chronogramme et le format exigés
par ceux-ci.
Chap. IX CONTROLE DES OPERATIONS
Art. 50 Responsabilités
Le système de contrôle au CME relève de la
responsabilité directe dans la hiérarchie, de suivi de l’exécution de budget,
de l’enregistrement comptable des opérations et du service de contrôle (Audit
interne).
Art. 51Cadres des comptes et enregistrement informatisé : Pour des raisons historiques et le fait
que la quasi totalité des projets de l’institution est financée par ses
partenaires extérieurs, les comptes utilisés sont inspirés du système comptable
généralement admis. Néanmoins, tout est mis en œuvre pour la conversion progressive
du dit système en plan comptable en vigueur en République Démocratique du Congo
(plan comptable Général Congolais).
L’enregistrement informatisé traite toutes
les informations a de logiciel « Sage Saari » de la comptabilité.
La compilation de toutes les données des
branches du CME en vue de donner le rapport reflétant la situation réelle de
l’institution est l’une de ses taches.
Art. 52 Intervenants :Les intervenants ci-après concourent pour l’accomplissement des taches de
ce service.
1. Les comptabilités des branches
Celles-ci envoient les informations
brutes.
2. La Direction Financière
Elle compile toutes les données des branches en se servant d’un journal pour la passation des écritures de
réalistement ou conciliation des comptes .Elle établi le journal de
transactions bancaires et de transfert interne, produit les états financier et
planifier l’audit externe compte du CME.
Art. 53 Charge devises : Les transactions sont effectuées en monnaie Congolaise et en dollars
américains. Les rubriques du bilan sont exprimes seulement en dollars ; au
taux en vigueur au dernier jour de l’exercice. Les dépenses et recettes en
monnaie locale sont converties immédiatement en dollars au taux du jour.
Art. 54 Créances douteuses : Ces créances découlent des satiations qui
s’expliquent sur deux niveaux c’est-à-dire à l’extérieur et a l’intérieur du
CME.
a.A l’extérieur
Ce sont des clients qui sont lies au CME, par un contrat
(Structure Sanitaire, ONG, autres) et qui a
une période donnée, pour raison
soit de l’insécurité dans la région soit une instabilité socio-économique
deviennent insolvables vis-à-vis du CME. Ce dernier cas est court souvent
contre les provisions créées.
b. A l’intérieur
Ce sont des malades admis au CME, qui, au
cours de leur séjour dans notre formation médicale, connaissent un blocage quant aux paiement de leurs factures et
laissent des dettes à l’hôpital. Certains entre eux se retrouvent complètement
démunis en tel enseigne que le CME se trouve dans l’obligation de chercher,
dans la mesure du possible, de subvention.
Art. 55 Soins médicaux :Le CME prend en charge les soins médicaux de son personnel et enfants
légitimes et épouse selon les critères établis par l’administration et selon
les textes légaux. Le coût est évalué comme une charge.
Art. 56 Consolidation. :Toute transaction entre les départements du CME est éliminée lors
de la consolidation pour que les comptes du CME reflètent seulement les transactions
avec les tiers.
Art. 57 Archives. :L’archivage du document est une responsabilité qui incombe aux
administrateurs et comptables des branches, qui doivent avoir a leurs
possession toutes les pièces justificatives, les épaves des carnets des
demandes des fonds, des bons de sortie, ….
Les documents tels que les contrats avec
les fournisseurs extérieurs, les conventions avec les tiers, les contrats de
partenariat dans les domaines économiques et financiers sont tenus à la direction financière. Toute
fois, les copies peuvent être gardées aux branches bénéficiaires directs
ou à la Coordination des projets du CME.
Art. 58 Modalités de contrôle et destination des rapports. :Le contrôle par les services de l’audit
interne se fait chaque mois, suivant les systèmes établis. Les rapports doivent
être transmis à la direction exécutive dans un délai d’une semaine après la fin
du mois.
Ces rapports sont prestés à la réunion du Conseil des branches. Les
contrôles improvisés font parti de déroulement habituel de contrôle.
Le Directeur Exécutif prend des mesures en cas ou les anomalies sont constatées et rend compte au Comité Exécutif.