MANUEL DE PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES

Table des Matières

Pages

Chap. I : Dispositions Générales

Chap. II : De la réalisation des revenus (Recettes)

Chap. III : De la gestion comptable (Trésorerie)

Chap. IV : De l’engagement des dépenses

Chap. V : Des opérations bancaires

Chap. VI : Du budget

Chap. VII : Des relations avec les bailleurs de fonds

Chap. VII : De la gestion des immobilisations

Chap. VIII : De la logistique

Chap. IX : Du contrôle des opérations

Chap. I : Dispositions Générales

Art.1 Objet

Art.2 Informations de base

Art.3 Champ d’application

Art.4 Durée

Art.5 Réunion.

Chap. II: De la réalisation des revenus (Recettes)

Art. 6 Sources de revenus du CME Nyankunde

Art. 7 Enregistrement des revenus

Art. 8 Facturation et perception de cash

Art. 9 Facturation à crédit

Art. 10 Outils de gestion de revenus

Chap. III : De la gestion comptable (Trésorerie)

Art. 11 Types de pièces comptables

Art. 12 Classement des pièces comptables

Art. 13 Caisse

Art. 14 Banque

Art. 15 Outils de gestion de la trésorerie

Chap. IV. De l’engagement des dépenses

Art. 16 Ordonnateurs

Art. 17 Expression des besoins

Art. 18 Sélection des fournisseurs ou de l’entrepreneur

Art. 19 Achat et réception des biens

Art. 20 Décompte des dépenses

Chap. V. Des opérations bancaires

Art. 21 Mandataires auprès des banques

Art. 22 Ouverture des comptes (comptes des tiers = privés)

Art. 23 Retrait des fonds

Art. 24 Imprimés utilisés pour les réparations bancaires

Art. 25 Tenue des journaux de banque

Art. 26 Rapprochement (réconciliation) bancaire

Chap. VI. Du Budget

Art. 27 Planification

Art. 28 Budget opérationnel

Art. 29 Budget de recherche de financement (projets)

Art. 30 Exécution du budget de projet

Chap. VI. Des relations avec les bailleurs de fonds

Art. 31 Dossier de recherche de financement

Art. 32 Recherche de financement

Art. 33 Suivi de relations avec les bailleurs de fonds

Art. 34 Présentation des rapports financiers.

Chap. IX. Du contrôle des opérations

Art. 49 Responsabilités

Art. 50 Cadres des comptes et enregistrement informatisé

Art. 51 Intervenants

Art. 52 Charges devises

Art. 53 Créances douteuses

Art. 54 Soins médicaux des agents

Art. 55 Consolidation

Art. 56 Archives

Art. 57 Modalités de contrôle et destination des rapports

Chap. I DISPOSITIONS GENERALES

Art. 1 Objet : Le présent manuel des procédures financières et comptables a pour objet de fournir au personnel et responsables du CME Nyankunde, les directives nécessaires à l’analyse et au traitement des données relatives aux activités et opérations financières et comptables. Ce manuel contient l’ensemble des politiques, directives, procédures et formulaires requis pour le personnel dans l’accomplissement de ses tâches.

Art. 2 Informations de base : La bonne gestion financière et comptable d’une organisation revient à planifier ses activités en se basant sur l’origine des recettes et les affectations des dépenses, à les enregistrer (documents justificatifs), à suivre régulièrement l’inventaire de la situation patrimoniale pour permettre une bonne prise des décisions.

La comptabilité étant un système de traitement des données comptables, elle permet : (1) de contrôler l’évolution du patrimoine de l’organisation, (2) de connaître la position de l’organisation vis-à-vis des tiers (créances et débiteurs), (3) de déterminer les résultats passés, présents et futurs et (4) d’orienter les gestionnaires dans la prise des décisions.

Art. 3 Champ d’application : Les procédures décrites dans le présent manuel sont applicables à l’ensemble du CME Nyankunde (Direction Exécutive, HGR Nyankunde, Clinique de Bunia, Clinique de Beni, Pharmacie Centrale, Institut d’Enseignement Médical de Nyankunde, Institut Supérieur des Techniques Médicales de Nyankunde et les Projets.

Art. 4 Durée : Le présent manuel des procédures financières et comptables reste en vigueur pour une durée indéterminée.

Art. 5 Révision : Au cas où les ajouts et amendements s’avèrent indispensables au présent manuel, ils devront être analysés par le Comite Exécutif qui les soumettra aux organes compétents pour approbation.

Chap. II. DE LA REALISATION DES REVENUS (RECETTES)

Art. 6 Sources de revenus du CME Nyankunde : Les principales sources de revenus du CME Nyankunde sont les ventes des services, des autres recettes, des subventions et dons.

Les services vendus par le CME Nyankunde sont les soins pour les malades (fiche, consultation, médicaments, laboratoire et paraclinique, …), les frais scolaires et académiques pour les étudiants.

Les autres recettes englobent les recettes issues des activités de l’autofinancement (location véhicule, location maison, scierie, guest-house, ventes externes des médicaments, formations, etc) et les cotisations des membres.

Les subventions sont des aides pécuniaires versées pour favoriser une œuvre d’intérêt général. Au CME Nyankunde, elles proviennent de l’Etat, des autres organisations (partenaires, ONGs, …) et des individus (privés).

Les dons sont des biens et de l’argent reçus par le CME Nyankunde de la part des différentes sources et qui favorisent son travail en faveur des bénéficiaires.

Art. 7 Enregistrement des revenus : Les revenus du CME Nyankunde sont enregistrés dans la comptabilité sur base des informations reçues des banques et des caisses.

La banque livre un bordereau à chaque versement des fonds dans le compte du CME Nyankunde. Le bordereau est remis immédiatement à la Direction Financière pour la saisie comptable. A la fin de chaque mois, un relevé de compte est produit par la banque pour vérifier les éventuels produits financiers reçus non enregistrés au cours du mois. Toutes les données reçues de la banque sont informatises en logiciel « SAGE SAARI ».

La caisse enregistre les recettes sur base des souches de reçus livrés aux clients (malades, étudiants, etc) lors de perception de fonds à la facturation. Les services à crédit sont payés sur base de factures à la caisse. La saisie des données y afférente est manuelle avant d’être centralisée par un système informatisé(SAGE SAARI); comptabilité en partie double.

Art. 8 Facturation et perception de cash

Le client est accueilli par le service de réception qui l’instruit sur les services offerts. Le service de finance perçoit alors les frais dus et émet un reçu. A la fin de la journée, les recettes sont versées à la caisse centrale.

Les clients peuvent aussi directement verser les frais à la banque. Dour ce dernier cas, le bordereau de versement doit être remis à la comptabilité.

Art. 9 Facturation à crédit

· L’indigent : il se présente à la réception et le service l’oriente au service administratif pour identification afin de délivrer un bon de prise en charge qui est remis au service des finances (facturation). A la fin de la journée les bons sont remis à la comptabilité. A la fin du mois, la comptabilité remet la facture des soins à la direction de l’hôpital pour ordonner le décaissement si l’argent est logé dans la caisse de l’hôpital ou pour remettre à qui de droit.

· Le client ordinaire : Un client ordinaire qui ne sait pas payer les frais exigés au moment où il bénéficie d’un service. Il se présente à la réception qui l’oriente à l’administration pour conclure les modalités de paie. L’administration donne l’autorisation de prise en charge en crédit qui est valable pour une durée d’une semaine. A la fin de l’échéance, la comptabilité établit la facture de soins consommés par le client et la livre à l’administration qui délivre le bon pour couvrir ces charges. Après avoir reçu le bon, le comptable l’enregistre comme créance à recouvrer.

· Étudiants :

Pour les boursiers, l’administration de l’école, sur base du contrat de financement donne l’ordre à la comptabilité pour passer les écritures et consigner comme créance. La facture est remise au directeur de l’école pour présentation à qui de droit.

Les autres étudiants qui ne peuvent pas payer directement leurs frais sont conduits à l’administration pour la signature d’un acte de reconnaissance qui est remis à la comptabilité servant d’un document de base pour la créance à recouvrer au terme de l’échéance convenue.

· Les ONGs, les entreprises et les individus qui désirent bénéficier des services du CME Nyankunde à crédit adressent une demande écrite. Si l’accord est conclu, alors une convention est signée entre l’entreprise demandeuse et le CME Nyankunde. A cet effet, les comptes clients sont ouverts pour cette fin. Les uns sont recommandés à effectuer le paiement anticipatif au compte, tandis que les autres sont facturés au compte sans garantie à recouvrir chaque fin du mois en cours et que les modalités de recouvrement seront précisées dans le dans le contrat signé avec chaque partenaire.

· Pour les travailleurs du CME : tout agent malade se présente directement à l’administration qui lui livre une autorisation de soins qui est valable pour une durée d’une semaine. A la fin de l’échéance, la comptabilité établit la facture de soins consommés par le client et la livre à l’administration qui délivre le bon pour couvrir ces charges. Après avoir reçu le bon, le comptable l’enregistre comme charge envers de l’employeur.

Art. 10 Outils de gestion des revenus : Les outils de gestion ci-après sont tenus pour tout service rendu au CME Nyankunde :

Pour les formations médicales

- Registres et fiches de consultation

- Registres et fiches des hospitalisations

- Feuilles de garantie de soins

- Pièces recettes : carnets de reçus

- Bons de soins

- Carnets de facture

- Certificat de dons

Pour la Pharmacie Centrale

- Bons de commandes

- Bons de réception et de livraison

- PV et Rapport de déballage

- Registre de médicaments (production, distribution)

- Carnets de factures

- Carnets de reçus

- Bordereaux d’expédition

- Certificat de dons

Pour les écoles

- Carnets de reçus

- Registre d’inscription

- Carnets de factures

- Bons de commande

- PV et rapport de déballage

- Certificat de dons

- Lettre/certificat d’engagement approuvée par la Direction de l’école

Pour les Projets

- Proposition du projet

- Contrat de financement

- Carnets de reçus

- Correspondances sur le projet

- Rapport de projet

Autres services

- Carnets de reçus

- Registres

- Bons de réception

- Bons de commande

- Carnets de factures

- Contrat de location

- Bordereaux d’expédition

- PV et rapport de déballage

Chap. III DE LA GESTION COMPTABLE (Trésorerie) : PROCEDURES DE TRESORERIE

Art. 11 Généralités : Les procédures de trésorerie ont trait aux opérations de caisse et de banque;

- Tout décaissement doit être justifié et appuyé par des pièces justificatives probantes;

- Les chéquiers sont conservés par le Directeur Financier. Un registre de remise de chèques sur base duquel déchargent les bénéficiaires des règlements est tenu au niveau de la Direction Financière;

- Une photocopie du chèque ou l’ordre de paiement est également signée pour acquit et annexé au document du dossier payé;

- Le Directeur Financier effectue chaque fin du mois les rapprochements bancaires sous la supervision du Directeur Exécutif de différents comptes tenus par l’Organisation.

- Les banques conservent les liquidités provenant des caisses locales et celles des partenaires (bailleurs, clients et épargnes du personnel).

- Les caisses locales gardent les liquidités dans un coffre fort et ne dépassant pas $2000 par jour des recettes journalières. L’excédent est versé en banque.

Art. 12 Types de pièces comptables : La saisie des données comptables du CME Nyankunde s’effectue sur base de pièces de caisse, de banque et des opérations diverses. Pour garder leur authenticité, les pièces sont conçues de façon à permettre une saisie aisée des données avec le logo du CME Nyankunde au coin gauche. La banque fournit également de documents utiles pour la comptabilité du CME Nyankunde.

Pièces de caisse :

- Les bons d’entrée caisse;

- Les bons de sortie caisse;

- Les livres de caisse.

Pièces de banque : sont établies à l’occasion du retrait ou de dépôt d’espèces à la banque, de transfert à un tiers ou de paiement par chèque.

- Bordereau de versement,

- Bordereau de retrait,

- Avis de débit ou de crédit,

- Relevé des comptes, retiré mensuellement.

Les caisses centralisent toutes les recettes locales du C.M.E. au niveau de chaque centre de coût des opérations (Beni, Bunia et Nyankunde). Cela permet d’obtenir les informations sur le solde des opérations quotidiennement à la caisse. Le solde à la caisse est reflété dans les livres de caisse selon les monnaies utilisées. Le comptage des billets s’effectue régulièrement pour confronter le solde physique au solde comptable. Le contrôle de caisse doit être permanent pour corriger les omissions et les erreurs commises.

- Pièces des opérations diverses : Ce sont des pièces établies occasionnellement par le comptable. Elles sont des pièces à caractère financier, mais qui n’ont pas d’incidence sur la caisse ou la banque. Ce sont des journaux de : Salaires; Stocks; Créances; Dettes; Soins des agents; Contributions interpersonnelles, etc.

Ces pièces sont:

- Les factures,

- les quittances,

- les reçus,

- les feuilles de paie.

- Les rapports de créances et des dettes

- Les rapports de soins des agents

- Les rapports de contribution des agents

- Les rapports d’inventaire

Art. 13 Classement des pièces comptables : Le comptable doit distinguer 3 chronos pour le classement des pièces comptables :

- Un chrono pour les pièces de caisse,

- Un chrono pour les pièces de banque,

- Un chrono pour les opérations diverses.

A chaque pièce de banque ou de caisse et si possible des opérations diverses, doivent être jointes les pièces justificatives (factures d’achat ou de vente, les reçus, les quittances, les bons de commande, les bordereaux de livraison,...)

Il faudra attribuer un numéro à chaque pièce comptable suivant l’ordre chronologique. Toutes les opérations de trésorerie sont enregistrées au cahier concerné (caisse ou banque).

Art. 14 Outils de gestion de la trésorerie : Il est tenu des journaux des caisses et des banques pour la trésorerie. L’enregistrement des opérations pour l’établissement de ces journaux s’effectue par le bon d’entrée et le bon de sortie portant le signe (logo) de l’institution.

Modèle du cahier de Banque :

Date

N° op

Nature/Libellés

N° pièce

Versement

Retrait

Solde

En $

En Fc

En AM*

En $

En Fc

En AM*

En $

En Fc

En AM*

*AM = autres monnaies

Ce tableau permet de rapprocher le solde du compte banque avec celui du relevé bancaire. Le chéquier doit être établi moyennant une demande de fonds par la branche ou le projet concerné et approuvée par le Directeur Exécutif.

Chap. IV. DE L’ENGAGEMENT DES DEPENSES

Art. 15 Ordonnateurs : L’ordonnancement des dépenses se fait à différents niveaux. Le Directeur Exécutif est l’ordonnateur principal pour les dépenses générales du CME Nyankunde. Les directeurs des branches et des projets sont ordonnateurs des dépenses de fonctionnement régulier.

Art. 16 Expression des besoins: Le service, la branche ou le projet établi un état estimatif de besoins pour les activités. Ces besoins sont analysés et approuvés par l’administrateur avec le concours du contrôleur de budget.

Les demandes de dépenses doivent parvenir au contrôleur du budget au moins un jour avant le jour de paiement, entre 08 heures et 12 heures.

Pour toute dépense liée aux commandes des produits, matériels et matériaux, les chefs de services établissent au préalable des Bons de Commande.

Modèle de fiche d’expression de besoins estimatifs

Modèle de carnet de demande de fonds

Fiche de demande des dépenses (Fiche de réquisition)

Art. 17 Sélection du fournisseur ou de l’entrepreneur : Pour des besoins dont le cout dépasse $400, une sélection du fournisseur ou de l’entrepreneur doit être faite par une commission désignée par le responsable. Cette commission examine la faisabilité de passation de marché sur base d’au moins 3 factures proforma ou plans de construction. Une fois les factures analysées, le fournisseur qui présente un prix raisonnable est sélectionné en tenant compte de la qualité des produits (articles) et du travail à exécuter.

Un contrat régissant les deux parties est préparé par le responsable du service concerné et signé respectivement par le fournisseur sélectionné et le Directeur Exécutif ou son délégué.

Modèle fiche d’offre de service ou d’achat

Art. 18. Demande et décaissement des fonds : Après analyse des besoins et sélection du fournisseur, un carnet de demande des fonds est établi et soumis au responsable (Directeur) pour approbation et ordonnancement. Le fond est alors décaissé et remis à qui de droit.

Art. 19 Achat et réception des biens : Pour tout achat, la personne qui achète ou est en relation avec les fournisseurs doit être différente de celle qui réceptionne et qui établit le procès verbal de l’arrivage.

Si le prix trouve sur le marché est supérieur au montant disponible, la personne doit demander l’accord du responsable avant de procéder à tout achat.

La personne chargée des achats pour le service présente les articles achetés accompagnés de leurs factures d’achat. Le service de contrôle vérifie alors les quantités et les qualités réceptionnées et s’assure de la conformité des factures contre le cash payé et les quantités.

En cas de livraison des articles par le fournisseur, la personne ou le service qui réceptionne et qui vérifie doit être différente de celle qui est en relation avec le fournisseur.

Le bon de réception doit être visé par l’administrateur après vérification par le service de contrôle.

Art. 20 Décompte des dépenses : Les décomptes des dépenses doivent se faire en même temps que les quantités achetées sont réceptionnées. Les soldes, s’il y en a, doivent être reversées immédiatement en caisse. Toute irrégularité constatée à ce niveau doit faire objet d’une demande d’explication.

Chap. V. DES OPERATIONS BANCAIRES

Art. 21 Mandataires auprès des banques : Les transactions bancaires entre le C.M.E. et les institutions financières sont autorisées par les signataires des comptes bancaires de l’organisation telle que prévus dans le Règlement Intérieur. Le Directeur Financier assure la protection de la liquidité et paie les obligations du C.M.E. envers les tiers sur autorisation du Directeur Exécutif. Les Directeurs des branches concernées sont également associés dans les sites pour le suivi de leur compte. Les chèques ne sont valides que s’ils portent la combinaison de deux signatures des personnes autorisées. Toute fois si le Directeur Exécutif ne peut pas signer le chèque, il doit être informé.

Le Directeur Financier est responsable de toutes les communications avec les institutions bancaires détenant les comptes du C.M.E. Il archive et classe tous les extraits reçus des différentes banques. Il détient également les documents des opérations bancaires dans le coffre-fort de l’institution.

Art. 22 Ouverture et clôture des comptes : La responsabilité d’ouvrir et de clôturer un compte bancaire au nom du CME Nyankunde incombe à la Direction Exécutive. La Direction Exécutive doit communiquer aux branches et aux projets le numéro du compte, les noms et les qualités des personnes chargées de gérer ce compte ainsi que les spécimens de leurs signatures.

Art. 23 Retrait de fonds : Il s’effectue par le Directeur Financier, les comptables des sites ou par toute autre personne désignée par le Directeur Financier. Le fond retiré à la banque pour le fonctionnement interne est immédiatement déposé à la caisse. Les tierces personnes qui bénéficient des fonds provenant de nos comptes bancaires doivent remettre un document attestant la réception de ce fond.

Art. 24 Imprimés utilisés pour les opérations de banque : Les imprimés à utiliser pour les opérations de banque sont les suivants :

- Carnet de demande de fonds,

- Bordereau de versement et de retrait,

- Carnet des chèques,

- Extraits bancaires (relevés des comptes)

- Contrat de financement avec les bailleurs,

- Avis de virement.

Art. 25 Tenue des journaux de banque : Un journal de banque est tenu pour suivre les mouvements de transactions sur chaque compte ouvert à la banque. Il est tenu à la direction financière par un secrétaire comptable et dans les branches par les comptables.

Les pièces de banque sont numérotées par ordre chronologique, classées et conservées aux différents services financiers et comptables.

Les numéros affectés à la pièce de banque doivent correspondre à ceux apparaissant aux journaux de banque.

Art. 26 Rapprochement (réconciliation) bancaire: Le rapprochement bancaire se fait à la fin de chaque mois par le service comptable de la direction financière et dans les branches. Les relevés doivent à ce titre être retirés de la banque mensuellement

Chapitre VI. DU BUDGET

Une bonne institution doit procéder à un exercice prévisionnel des recettes et des dépenses pour ses activités annuelles. Cet exercice passe par différentes étapes.

Art. 27 Architecture du Budget du CME Nyankunde : Le budget du CME Nyankunde est une compilation des budgets des branches, des projets et de la Direction Exécutive.

Art. 28 Confection du budget : Le budget du CME est confectionné sur base de la planification des activités à exécuter dans le plan opérationnel de routine, des projets initiés dans le cadre de développement et des recherches de financement extérieur. La séance de confection budgétaire a lieu avant la tenue du Conseil d’Administration, organe chargé de son approbation.

Ø Budget opérationnel :

Il concerne les activités de routine et les projets de développement initiés par le CME Nyankunde.

L’année budgétaire couvre la période allant du 1^er janvier au 31 décembre.

Le budget opérationnel de l’année N est élaboré avec soubassement du plan comptable congolais sur base de l’analyse des données progressives de réalisations de 9 mois de l’année N-1 et des nouvelles activités identifiées pour le développement du CME Nyankunde.

Au niveau de chaque branche, un planning budgétaire général est élaboré d’une façon collégiale en respectant les normes et directives en tenant compte des besoins réels (construction, équipements, ressources humaines) et prioritaires.

Le budget devra faire apparaître les résultats attendus au cours de l’exercice;

Les chiffres contenus dans le budget devront être expliqués et commentés pour faciliter leur compréhension et leur interprétation.

Ø Budget de recherche de financement (projets) :

Un plan élaboré par une institution nécessite un financement pour l’exécution des activités. Pour ce faire, un plan de recherche et de mobilisation est élaboré selon un calendrier précis tenant compte des multiples facteurs (ex. exigences des bailleurs). Un budget pour ce plan est alors établi.

Généralement, ce budget couvre la période allant du 1^er janvier de l’année du début du projet au 31 décembre de la dernière année du plan.

La procédure à suivre pour l’élaboration du budget de recherche de financement est la suivante :

- Après l’approbation du budget opérationnel par le CA, la Direction Exécutive avec le concours des responsables des Branches, tient une séance de confection du plan de recherche de financement sanctionnée par un budget.

- Ce budget doit être prêt avant le 31 décembre de l’année qui précède celle de l’exécution pour permettre à la Direction Exécutive de le réaliser au début de l’année concernée.

Art. 29 Validation et approbation du budget

Le budget confectionne au niveau des branches et compilé par la Direction Exécutive est validé par le COMEX, qui procède aux derniers amendements. Le document ainsi validé est soumis au Conseil d’Administration pour approbation.

Art. 30 Exécution du budget : Le budget est exécutoire dès lors qu’il est approuvé par l’organe compétent et/ou les parties prenantes.

Pour le budget opérationnel de routine, il est exécutoire à partir du 1er janvier au 31 décembre. Au cas où le budget de l’année suivante n’est pas encore approuvé par le CA, le budget provisoire confectionne par le COMEX est exécuté sur une période ne dépassant pas 3 mois. Les branches sont tenues d’exécuter les budgets respectifs dans le strict respect et mesures des lignes prévues.

Pour le budget des projets, il entre en exécution après approbation et financement sur une période prévue dans la proposition, les accords et contrats. Le Directeur du projet exécute le budget dans le strict respect des activités prévues dans la proposition et les clauses du contrat avec le financeur.

Pour le budget de recherche de financement, l’exécution se fait aussitôt qu’il est validé avant l’achèvement du premier trimestre de l’année de l’exercice budgétaire.

Art. 31 Modification et Révision budgétaire

Ø Modification et actualisation du budget : elles concernent les budgets de projets et les budgets de recherche de financement. Elles ont lieu dans les conditions suivantes :

- Nouveaux financements en cours d’exercice,

- Changement de contrat avec le bailleur

- Rupture ou réduction de financement

- Annulation d’une activité importante au cours de l’exercice.

Ø Révision budgétaire : un budget opérationnel des activités routinières approuvées par le CA ne peut subir aucune modification en cours de l’exercice. Toute situation inopinée survenue au cours de l’exercice doit être prise en compte dans le budget de contingence. La révision budgétaire ne peut être autorisée que par l’organe compétent lors d’une séance extraordinaire dans les conditions suivantes :

o Rupture de financement

o Annulation ou augmentation des activités

o Ecart important entre les prévisions et les réalisations,

o Omission ou erreur constatée

Art. 32 Suivi et contrôle budgétaire

Le suivi et le contrôle budgétaires sont quotidiens. Néanmoins, une séance d’évaluation doit être organisée a tous les niveaux : trimestriel au niveau des branches, semestriel et annuel au niveau général du CME.

Outils utilisés dans le suivi de l’exécution du budget :

- La fiche de suivi budgétaire,

- Les états budgétaires

- Le plan de trésorerie,

- Le rapport d’activités.

Modèle de fiche de suivi budgétaire

A l’issu de chaque séance d’évaluation, un rapport doit être confectionné et présenté à qui de droit. Ce rapport doit être accompagné de l’état budgétaire de la période écoulé produit par le logiciel.

Tout écart au-delà de 15% doit faire l’objet d’explications de la part du gestionnaire et des propositions d’amélioration de la situation.

Chapitre. DES RELATIONS AVEC LES BAILLEURS DE FONDS

Une organisation qui veut avoir des relations privilégiées avec les bailleurs de fonds doit savoir que deux éléments principaux contribuent à la construction de ces relations : la communication et la confiance.

Art. 33 De la communication : Une bonne communication doit être maintenue entre le CME Nyankunde et les bailleurs de fonds. Le Directeur Exécutif, Représentant Légal est la personne autorisée pour ce fait. Il peut déléguer cette tache au Coordinateur des Projets, au Directeur Financier et Directeurs des projets et des branches pour apporter des éclaircissements. Toute communication avec le bailleur doit donc passer par la Direction Exécutive. Pour une bonne relation avec les bailleurs, la communication ne se fait pas seulement lorsque ceux-ci financent des activités de l’organisation. Chaque mois, le Directeur Exécutif envoie la nouvelle de l’institution aux partenaires et bailleurs de fonds et répond aux questions.

Des rencontres physiques avec les donateurs ou les partenaires peuvent être envisagé de temps en autre pour des discussions et échanges.

Art. 34 De la confiance : La confiance est de loin le facteur le plus important de toute relation avec les bailleurs de fonds. Les contacts, les rapports périodiques ont tous pour objectifs de développer une relation de confiance. Pour développer une bonne relation de confiance en rapport avec la gestion financière, trois principes importants seront respecté par le CME Nyankunde : la planification, le contrôle et l’obligation de rendre compte.

· La planification : Une bonne planification doit être faite et présentée aux bailleurs avec un budget clair qui décrivant exactement les détails des activités à réaliser avec les subventions sollicitées. Le budget prévu est accepte par le bailleur doit être scrupuleusement respecté et exécuté selon les accords. Si les circonstances changent après que le budget aie été établi, des amendements appropries seront communiques au bailleur en donnant les raisons qui expliquent les changements à apporter au plan et au budget. Ce changement (modification) ne peut être envisage qu’après accord écrit du bailleur.

· Le contrôle et suivi: le CME doit communiquer au bailleur son système de suivi et de contrôle interne. Le rapport de contrôle et de suivi doivent être régulièrement élaborés et envoyés au bailleur. Chaque année, le rapport de l’audit externe (rapport financier) est envoyé à tous les bailleurs.

· L’obligation de rendre compte : Les rapports narratifs et financiers complets, clairs et vérifiables des projets exécutés par l’institution sont envoyés aux bailleurs selon les rythmes ou un chronogramme et le format exigés par ceux-ci.

Chap. IX CONTROLE DES OPERATIONS

Art. 50 Responsabilités

Le système de contrôle au CME relève de la responsabilité directe dans la hiérarchie, de suivi de l’exécution de budget, de l’enregistrement comptable des opérations et du service de contrôle (Audit interne).

Art. 51Cadres des comptes et enregistrement informatisé : Pour des raisons historiques et le fait que la quasi totalité des projets de l’institution est financée par ses partenaires extérieurs, les comptes utilisés sont inspirés du système comptable généralement admis. Néanmoins, tout est mis en œuvre pour la conversion progressive du dit système en plan comptable en vigueur en République Démocratique du Congo (plan comptable Général Congolais).

L’enregistrement informatisé traite toutes les informations a de logiciel « Sage Saari » de la comptabilité.

La compilation de toutes les données des branches du CME en vue de donner le rapport reflétant la situation réelle de l’institution est l’une de ses taches.

Art. 52 Intervenants :Les intervenants ci-après concourent pour l’accomplissement des taches de ce service.

1. Les comptabilités des branches

Celles-ci envoient les informations brutes.

2. La Direction Financière

Elle compile toutes les données des branches en se servant d’un journal pour la passation des écritures de réalistement ou conciliation des comptes .Elle établi le journal de transactions bancaires et de transfert interne, produit les états financier et planifier l’audit externe compte du CME.

Art. 53 Charge devises : Les transactions sont effectuées en monnaie Congolaise et en dollars américains. Les rubriques du bilan sont exprimes seulement en dollars ; au taux en vigueur au dernier jour de l’exercice. Les dépenses et recettes en monnaie locale sont converties immédiatement en dollars au taux du jour.

Art. 54 Créances douteuses : Ces créances découlent des satiations qui s’expliquent sur deux niveaux c’est-à-dire à l’extérieur et a l’intérieur du CME.

a.A l’extérieur

Ce sont des clients qui sont lies au CME, par un contrat (Structure Sanitaire, ONG, autres) et qui a une période donnée, pour raison soit de l’insécurité dans la région soit une instabilité socio-économique deviennent insolvables vis-à-vis du CME. Ce dernier cas est court souvent contre les provisions créées.

b. A l’intérieur

Ce sont des malades admis au CME, qui, au cours de leur séjour dans notre formation médicale, connaissent un blocage quant aux paiement de leurs factures et laissent des dettes à l’hôpital. Certains entre eux se retrouvent complètement démunis en tel enseigne que le CME se trouve dans l’obligation de chercher, dans la mesure du possible, de subvention.

Art. 55 Soins médicaux :Le CME prend en charge les soins médicaux de son personnel et enfants légitimes et épouse selon les critères établis par l’administration et selon les textes légaux. Le coût est évalué comme une charge.

Art. 56 Consolidation. :Toute transaction entre les départements du CME est éliminée lors de la consolidation pour que les comptes du CME reflètent seulement les transactions avec les tiers.

Art. 57 Archives. :L’archivage du document est une responsabilité qui incombe aux administrateurs et comptables des branches, qui doivent avoir a leurs possession toutes les pièces justificatives, les épaves des carnets des demandes des fonds, des bons de sortie, ….

Les documents tels que les contrats avec les fournisseurs extérieurs, les conventions avec les tiers, les contrats de partenariat dans les domaines économiques et financiers sont tenus à la direction financière. Toute fois, les copies peuvent être gardées aux branches bénéficiaires directs ou à la Coordination des projets du CME.

Art. 58 Modalités de contrôle et destination des rapports. :Le contrôle par les services de l’audit interne se fait chaque mois, suivant les systèmes établis. Les rapports doivent être transmis à la direction exécutive dans un délai d’une semaine après la fin du mois.

Ces rapports sont prestés à la réunion du Conseil des branches. Les contrôles improvisés font parti de déroulement habituel de contrôle.

Le Directeur Exécutif prend des mesures en cas ou les anomalies sont constatées et rend compte au Comité Exécutif.